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Presse

Projektmanagement: Planung ist die halbe Miete
oder: „Die richtigen Dinge richtig tun"

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von Bernd Jürgen Braun

Die Situation ist vielen bekannt: „Das ist eine sehr gute Idee, lassen Sie uns dafür ein Projekt aufsetzen!“ Es herrscht Euphorie und viel guter Wille. Die Beteiligten sind von einer Idee fasziniert und am besten wäre es, wenn das Ergebnis „morgen schon vorliegen würde". Mit viel Energie werden inhaltliche Themen und Ideen diskutiert. Spezialisten stürzen sich auf die „wichtigen Dinge". Organisatorische & planerische Aktivitäten hingegen werden für den kreativen Prozess als störend empfunden und daher gerne verschoben bzw. delegiert. Daneben hört man nicht selten „Ja, dazu hatten wir mal ein Projekt aufgesetzt, ich weiß jetzt aber gar nicht, ob das noch läuft." Anfangseuphorie und "langsam gestorbene Projekte" sind alltäglich anzutreffende Phänomene. Die Gründe für nicht erfolgreiche Projekte können mit einer mangelnden Effektivität oder Effizienz in der Projektplanung erklärt werden.

Die zwei Seiten erfolgreicher Projektplanung
Unzählige Studien und Praxisberichte widmen sich der Identifizierung von den entscheidenden Erfolgsfaktoren im Projektmanagement. Viele dieser Ausführungen untersuchen dabei die Schlüsselfaktoren, die in der Projektumsetzung zu berücksichtigen sind, um ein Projekt erfolgreich ins Ziel zu bringen. Es wird dabei die Notwendigkeit von „guter Kommunikation“, der „Einbindung aller Beteiligten“ sowie die „passenden Instrumente und Tools“ betont. Es stehen also die „do’s“ und die „dont’s“ in der Projektumsetzung im Vordergrund.  Neben diesen berechtigten Punkten stellt sich in der Praxis zunehmend heraus, dass die Erfolgswahrscheinlichkeit eines Projektes (auch) maßgeblich durch eine gute Projektplanung erhöht werden kann.
Spricht man mit Praktikern und Projektmanagern werden

• Ziel- und Auftragsklärung sowie
• klare Projektstrukturierung

als die entscheidenden Tätigkeiten in der Planungsphase genannt. Etwas allgemeiner gesprochen sollen durch diese Tätigkeiten die Wirtschaftlichkeitskriterien Effektivität und Effizienz sichergestellt werden.

Um die beiden Kriterien zu unterscheiden hilft eine umgangssprachliche aber sehr einprägsame Definition:

• Effektivität: „die richtigen Dinge tun“
• Effizienz: „die Dinge richtig tun“

Somit sind eine gut durchgeführte Auftragsklärung („die richtigen Dinge tun“) sowie eine durchdachte Projekt­strukturierung („die Dinge richtig tun“) Voraussetzung, um ein Projekt erfolgreich umzusetzen.

Im Folgenden werden beide Wirtschaftlichkeitskriterien und deren Auswirkungen für die Projektplanung näher dargestellt.

Sicherstellung der Effektivität durch erfolgreiche Auftragsklärung

Der erste Schritt während der Planungs­phase sollte die genaue Klärung des Projektauftrags sein. Dies trifft sowohl für interne Projekte, d.h. von Projekten mit unternehmensinternen Personal, als auch beim Einsatz von externen Dienstleistern zu. In der Auftragsklärung werden sowohl die Projektziele, als auch die zugrunde gelegten Rahmenbedingungen geklärt.

Um mögliche Vorfestlegungen bezüglich der Projektinhalte zu vermeiden, empfiehlt es sich, bei der Zieldefinition die angestrebte Wirkung des Projekts in den Vordergrund zu stellen. Oder einfacher ausgedrückt:

• Was soll nach dem Projekt anders sein?
• Was soll am Ende vorliegen?

In der Praxis werden die Projektziele (was soll sich ändern?) oft mit den Projektinhalten (Was machen wir?) verwechselt.

Dazu ein kleines Beispiel aus dem Beratungsalltag:
Der erste Arbeitstitel in einem zurück­liegenden Projekt lautete „Auswahl und Einführung eines neuen CRM Tools“. Nach einigen Diskussionen mit den entscheidenden Personen über Interessen, Erwartungen und Motivation sowie den persönlich empfundenen Handlungsdruck konnten wir herausarbeiten, dass in dem Unternehmen kein Systemproblem vorherrschte, sondern die Art und Weise der Zusammenarbeit zwischen Marketing und Vertrieb die eigentliche Herausforderung darstellte. Das Problem wäre durch ein neues Tool nur überdeckt, aber nicht gelöst worden. Nach dieser für die Beteiligten sehr überraschende Erkenntnis wurde ein Projekt mit wesentlich kleinerem Budget gestartet, indem die Zusammenarbeit, die Kommunikation sowie die gegenseitigen Erwartungen zwischen den beiden Abteilungen im Vordergrund standen.

Ein Grund für diese Wendung war eine so genannte „hidden agenda" der EDV-Verantwortlichen, die mit dem ursprüng­lich geplanten Projekt ihre (subjektiv wahrgenommene) schwache Stellung und dünne Personaldecke aufbessern wollte.

Neben versteckten Erwartungen gibt es noch eine Reihe von anderen Stolper­steinen, wie zum Beispiel unrealistische Rahmenbedingungen und Vorgaben die aus `politischen´ Gründen so gesetzt werden, dass der Projekterfolg von Anfang an gefährdet ist. Auch so genannte `Alibi­projekte´, die ohne innere Motivation der Entscheidungsträger aufgesetzt werden, sind nicht selten anzutreffen.

Im Rahmen der Auftragsklärung sind solche Störungen herauszuarbeiten und klar zu benennen.

Im zweiten Teil der Auftragsklärung werden die relevanten Rahmenbedingungen für das Projekt identifiziert. Die Rahmenbedingungen beschreiben zum einen, welche Einschränkungen, Normen und Erwartungen auf dem Lösungsweg zu beachten sind.
Auf der anderen Seite gibt es externe Ansprüche, wie Gesetze oder die Erwartungen der Öffentlichkeit sowie unternehmensinterne Normen, wie die vorherrschende Unternehmenskultur, organisatorische, technische oder wirtschaftliche Einschränkungen.

Grundlegenden Inhalte einer Auftragsklärung können zusammenfassend mit folgender Checkliste bearbeitet werden.

• Was ist Gegenstand des Projektes?
• Wie kann der Inhalt beschrieben werden?
• Welche Ergebnisse sind zu erwarten?
• Warum soll genau dieses Projekt realisiert werden?
• Welche Motivation haben die Entscheider?
• Welche Ausgangssituation herrscht vor, bzw. wie kann der Weg bis dahin beschrieben werden (Historie)?
• Wie soll das Projekt durchgeführt werden?
• Welche Rahmenbedingungen sind gesetzt, welche Vorschriften und Erwartungen müssen eingehalten werden?
• Welche Ressourcen (Budget/Personal) stehen zur Verfügung?
• Wer ist Kunde des Projekts bzw. wer arbeitet später mit dem Ergebnis?

Ein erfahrender, externer Sparringspartner kann durch seine Sicht von Außen bei der Auftragsklärung wertvolle Impulse und Hilfestellungen bieten.

Maximierung der Effizienz durch Projektstrukturierung

Nachdem der Projektauftrag (Ziel und Rahmenbedingungen) geklärt ist, schließt sich die Phase der Projektstrukturierung an. Jetzt steht eindeutig das Effizienz­kriterium im Vordergrund. Die Aufgabe in dieser Phase lautet, ein möglichst voll­ständiges Bild der Aktivitäten, des Budgets und der Terminschiene zu erstellen.

Die für die Zielerreichung notwendigen Tätigkeiten werden hierfür zuerst gesammelt und strukturiert. Anschließend werden diese zu sinnvollen Arbeitspaketen zusammengefasst.

In der Praxis hat es sich bewährt, die Arbeitspaketbeschreibungen schon zu diesem Zeitpunkt in einem logischen und/oder zeitlichen Zusammenhang darzustellen.

Gut beschriebene  Arbeitspakete genügen mindestens den folgenden Anforderungen:

• Verbale Aufgabenbeschreibung, die definiert, worum es in dem Arbeitspaket genau geht.
• Beschreibungen der Arbeitsergebnisse, die durch das Arbeitspaket erarbeitet werden sollen.
• Dokumentation des geplanten Leistungsumfangs, d.h. welche Tätigkeiten sind durchzuführen, um die Arbeitsergebnisse zu erbringen?
• Übersicht des notwendigen Budgets bzgl. Kosten und Zeit.
• Beschreibung der Voraussetzungen wie z.B. die Ergebnisse zeitlich vorgelagerter Arbeitspakete.
• Aufzählung der Schnittstellen zu anderen Arbeitspaketen und zu der Gesamtorganisation.

Eine vollständig durchgeführte Projektstrukturierung ist Grundlage für die Termin-, Kosten- und Budgetplanung des gesamten Projekts. Neben einer einfachen Konsolidierung der Zeit-/Kosten- und Budgetwerte der einzelnen Arbeitspakete zu einem Gesamtprojektplan empfiehlt es sich, die Ergebnisse mit einer top down Planung (die meist vom Management vorgegeben wird) zu vergleichen und somit zu einem abgestimmten Planungsergebnis zu kommen.

Die Kompetenz, Projekte zielgerichtet zu strukturieren, Projektpläne, Arbeitspaketbeschreibungen, Budgetwerte und Terminpläne zu erstellen, kann mit gezielten Qualifizierungsmaßnahmen erhöht und langfristig in der Organisation verankert werden.

Für die Unternehmen lohnt es sich, hierfür eine standardisierte Vorgehensweise zu entwickeln. Eine vergleichbare und durchgängige Projektsystematik kann als Grundlage für ein Multiprojekt­management dienen. Das Management kann damit Projekte leichter priorisieren und die notwendigen Ressourcen besser planen und steuern.

Ferner erleichtert ein derartiges Projektmanagementsystem den Wechsel von Mitarbeitern zwischen einzelnen Projekten und verkürzt die jeweilige Einarbeitungszeit .

Gleichklang von Effektivität und Effizienz

Die steigenden Marktanforderungen bezüglich Geschwindigkeit und Inno­vationstiefe an die aktuellen Projekte erhöhen den Anspruch an die Projekt­managementkompetenz im gesamten Unternehmen. Daneben führt der steigende Fachkräftemangel dazu, dass die Unternehmen ihren Personaleinsatz auf die wesentlichen Fragestellungen und Projekte konzentrieren müssen.

Um die diskutierten Wirtschaftlichkeitskriterien in der Projektplanung zu erfüllen, empfiehlt es sich, über den Einsatz externer Unterstützung in Form von Qualifizierung und Beratung nachzudenken.

Zum einen kann eine objektive Sicht von Außen helfen, die tatsächlich notwendigen Projektziele zu erarbeiten, zum anderen kann die methodische Begleitung und eine maßgeschneiderte Qualifizierung sicher­stellen, dass die notwendigen Aktivitäten budgetschonend  umgesetzt werden.

Wenn Sie also gerade ein Projekt planen, überdenken Sie doch Ihre Projektbegleitung. Projektcoaching hilft, effektive als auch effiziente Projekte zu realisieren.

Zum Autor:

Bernd Jürgen Braun (39),
Dipl. Kfm. und systemischer Berater ist Trainer und Coach
im Team von LORENZ-SEMINARE Personality- & Competence-Training, Weidenthal/Pfalz.

Schwerpunkt:
Beratung und Coaching von Projektleitern und der Projekt- und Organisationsentwicklung

 

Kontakt und weitere Informationen unter:
Telefon  +49 (0)6329 - 989243
Fax  +49 (0)6329 - 989430
Email  info@lorenz-seminare.de

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